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How to efficiently manage your Intellectual Property using DIAMS iQ

Ovidiu Dulacioiu / April 28, 2020
How to efficiently manage your Intellectual Property using DIAMS iQ

If you are leading a busy Intellectual Property department or working as a paralegal, you probably often find yourself looking for better ways to manage your organization's portfolio. To define more clearly where enhancements can be made, let us start by addressing some of the main issues companies in the IP industry face today.

Many firms strive for a paperless office and have a hard time finding an effective method of saving all their files electronically. We all want to be able to store our documents safely and access them anytime, create reports or even schedule and tailor them to suit specific needs. This is especially important in IP, where large volumes of paperwork and electronic files are continuously generated. Missing a payment or not communicating efficiently with the annuity or renewal agent can have severe consequences on the protection of IP rights, so punctuality is crucial. This brings us to sensitive subjects such as managing due dates, transferring payment instructions and dealing with human errors. All these topics will be covered further down while exploring the different solutions provided by DIAMS iQ – Dennemeyer's IP management software.

Book your DIAMS iQ demo now!

Comprehensive Document Management System (DMS), with version control capability

One of the essential features of a good IP management software is the possibility to create an endless number of records for patents, utility models, trademarks, designs and non-prosecution matters (i.e., oppositions, infringements, nullity actions, license agreements or any similar proceedings), while also being able to link various assets between themselves. DIAMS iQ covers all these components and completes them with the integration of a powerful Document Management System. The DMS is available within each module, allowing the attachment of relevant data in any format type regardless of file size. If you are aiming to use less paper in your office, it is important to mention that the DMS can be used as a fully electronic filing system, supporting detailed folder structures, search engines and Optical Character Recognition (OCR) layering for scanned PDFs. Furthermore, there is a document control capability that allows users to access all versions of a record, including the metadata of earlier amendments. iQ's DMS lets the user email documents directly from the system or export them as archives for local use on computer hard drives.

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An essential feature of DIAMS iQ is the possibility to create an endless number of records for patents, utility models, trademarks, designs and non-prosecution matters, while also being able to link various assets between themselves. 

Configure searches and easily schedule reports

Dennemeyer's IP software solution offers a comprehensive and highly configurable search function, forming the basis of flexible and in-depth reporting. This tool allows the system to save search criteria as templates, which can be used to rerun the same interrogation even by your colleagues, without the need to define filters again. Moreover, the queries can be aggregated by combining different saved parameters. Reports specific to your individual requirements can also be created with the click of a button or even automatically scheduled to be regularly sent to a predefined list of recipients.

Never miss a payment

Another IP management necessity well embedded in our software is the need for automation. DIAMS iQ has an integrated application programming interface (API) with EPO's espacenet and USPTO's database, facilitating data comparison, update or correction straight from the system, without copying or typing any text. Additional automated features include the calculation of payment due dates and the implementation of notifications. By using the trademark registration or the patent grant, the software is able to determine all the relevant actions and events and add these to the asset diary together with their corresponding due dates.

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If the information stored in DIAMS iQ is accurate, the documents or emails generated using this feature will also be correct, thus eliminating the risks associated with manual data entry and human error.

Reduce human errors

DIAMS iQ includes a comprehensive tool for merging predefined elements into MS Word documents or Outlook email templates. The system can use details such as application, grant or registration date, any upcoming due dates with reminders, name of attorney or inventor, email address, phone number, signature and more, to query the database and automatically populate the template. If the information stored in DIAMS iQ is accurate, the documents or emails generated using this feature will also be correct, thus eliminating the risks associated with manual data entry and human error. The MS Word and Outlook files created with the Mail Merge Designer can be accessed instantly, or scheduled to be sent out automatically on specific dates, at defined times. 

DIAMS invent, collaborate and direct

As part of our IP management solution, we also provide three web-based platforms interconnected with DIAMS iQ, called DIAMS invent, DIAMS collaborate and DIAMS direct. Invent is a portal used to manage the journey of an invention from the idea stage to the patent application, while DIAMS collaborate is focused on the secure exchange of documents with iQ. The DIAMS direct platform provides read-only access to the assets available in iQ. It can be particularly useful for sharing portfolio details while ensuring the information cannot be manipulated. These are just a few critical aspects of the three platforms, but there is more to follow on this topic. Stay tuned!

あなたが知的財産部門のリーダーや弁護士助手を務めている場合、しばしば自分の組織のポートフォリオを管理するより良い方法を検討することがあります。どこを向上させられるかをよりはっきりさせるために、IP業界の企業が直面する主な問題の考察を始めましょう。

多くの企業がペーパーレスのオフィスを求めていますが、ファイルのすべてを電子化する効果的な方法はなかなか見つかりません。誰もが文書の安全な保存と常時アクセス、レポートの作成、そして特定のニーズにマッチするようなスケジューリングやカスタマイズを望んでいます。このことは大量の書類と電子ファイルが絶え間なく作成される知的財産の分野で、特に重要になります。納付を逃したり、現地代理人とのやりとりがうまくいかなかった場合、知的財産権の保護に対して重大な損失を及ぼすので、期限の厳守が極めて大切です。このことによって、納付期限の管理、納付振込指示、そしてヒューマンエラーの対処といったデリケートな課題が生じます。デンネマイヤーの知財管理ソフトウェアであるDIAMS iQが提供する様々なソリューションを考察しながら、このようなトピックをさらに取り上げていきます。

バージョン管理機能を持つ総合的な文書管理システム(DMS

すぐれた知財管理ソフトウェアの基本的な機能の一つは、特許、実用新案、意匠、商標、そして訴追免除に関する案件(すなわち異議、侵害、無効手続、ライセンス契約、その他類似の審理)について無制限に記録を作成できるばかりでなく、多様な資産間のリンクが可能であることです。DIAMS iQは統合された強力な文書管理システムによってこれらすべてに対応することができます。DMSは、各モジュール内で利用可能であるため、ファイルの大きさにかかわらず、あらゆる種類のフォーマットで、該当するデータを添付することができます。あなたがオフィスで使用する紙の量を減らすことを目指しているのであれば、DMSを詳細なフォルダー構造、検索エンジン、そしてスキャンしたPDFに対するOCR作成に対応した完全な電子ファイリングシステムとして使用できる点も重要です。さらに、ユーザーが以前の修正に関するメタデータを含む、すべてのバージョンの記録にアクセスすることができる文書管理機能があります。DIAMS iQのDMSによって、ユーザーはシステムから直接文書を電子メール送信したり、コンピューターのハードディスク上でローカルに使用するためのアーカイブとしてデータを抽出したりすることができます。

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DIAMS iQの基本的な機能の一つが、特許、実用新案、意匠、商標、そして訴追免除に関する案件について無制限に記録を作成できるばかりでなく、多様な資産間のリンクが可能であることです。

検索の設定と容易なレポートのスケジューリング

デンネマイヤーの知財ソフトウェアソリューションには、柔軟性が高く、詳細なレポート作成の基礎となる、総合的で高度な設定変更が可能な検索機能があります。このツールによって、システムは検索条件をテンプレートとして保存することができます。従っていちいちフィルターを再設定しなくても、自分以外の同僚が同じクエリーを再実行することができます。さらに、別々に保存してあるパラメーターを組み合わせて、このようなクエリーを一つにまとめることもできます。個別の必要条件に応じたレポートをワンクリックで作成することも、事前に定めた受信者リストに向けた、定期的なレポート配信を自動的にスケジューリングすることも可能です。

確実な納付

デンネマイヤーのソフトウェアは、知財管理上必要になる自動化に関するニーズにも対応しています。DIAMS iQには、欧州特許庁(EPO)のEspacenet、そして米国特許商標庁(USPTO)に対するアプリケーションプログラミングインタフェース(API)を統合しているため、システムから直接データの比較、更新、修正を行うことができ、テキストをコピーしたりタイプしたりする必要がありません。それ以外の自動化機能には、納付期限日計算、通知書の作成があります。商標登録や特許付与に従って、ソフトウェアが適切な納付期限を知財案件の期限管理情報へ追加します。

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DIAMS iQ に保存されている情報が正確であれば、この機能を使用して作成した文書や電子メールも正確であるということになり、データの手入力やヒューマンエラーに関わるリスクをなくすことができます。

ヒューマンエラーの低減

DIAMS iQには、事前に定義した要素をMSワード文書やOutlook電子メールテンプレートに統合する総合的なツールが含まれています。システムは、申請、付与または登録日、リマインダー付きの今後の納付期限、弁護士または発明者の名前、電子メールアドレス、電話番号、署名などの詳細情報を利用してデータベースに問い合わせ、自動的にテンプレートにデータを読み込むことができます。DIAMS iQ に保存されている情報が正確であれば、この機能を使用して作成した文書や電子メールも正確であるということになり、データの手入力やヒューマンエラーに関わるリスクをなくすことができます。Mail Merge Designerで作成したMSワードやOutlookのファイルは、ただちにアクセスすることも、事前に設定した回数だけ、特定の日付に自動的配信するようスケジューリングすることも可能です。

DIAMS invent、DIAMS collaborateそしてDIAMS direct

デンネマイヤーの知財管理ソリューションの一部として、DIAMS iQと相互に接続される、DIAMS invent、DIAMS collaborate、DIAMS directという3種類のウェブベースのプラットフォームを提供しています。DIAMS inventは、起案の段階から特許申請に到る発明のプロセスを管理するために、DIAMS collaborateは、iQとの安全な文書交換を行うために使用します。DIAMS directプラットフォームは、iQで利用できるポートフォリオに対する読み取り専用のアクセスを提供します。これはポートフォリオに関する詳細を共有しながら、同時に情報が操作されないようにする上で特に有効です。上に挙げたのは、3種類のプラットフォームの重要な側面の一部に過ぎませんが。このトピックについてはまだまだご説明することがありますので、お見逃しなく!

DIAMS iQのデモのご予約をお待ちしております。

Gewerbliche Schutzrechte zu verwalten erfordert geballte Fachkompetenz, höchste Sorgfalt bei der Dateneingabe und allen weiteren Prozessen, die mit der Aufrechterhaltung und Durchsetzung bis hin zur Patenterteilung oder Markeneintragung verbunden sind. Unsere Softwarelösung für das IP-Management unterstützt Sie bei all diesen Aufgaben.

Viele Unternehmen streben ein papierloses Büro und Ablagesystem an, doch die Umsetzung bereitet teilweise nach wie vor Probleme. Alle Daten müssen sicher abgespeichert werden, gleichzeitig jederzeit verfügbar sowie inhaltlich zu 100 Prozent erfasst und dementsprechend geordnet und indexiert sein. Dies ist besonders wichtig im Tagesgeschäft der IP-Welt, in der ständig zahlreiche neue Akten und Daten generiert werden. Trotzdem darf nichts verloren gehen: Eine verpasste Zahlung, ein Tippfehler in den bibliographischen Daten oder eine verspätete Antwort an den Agenten, der sich um die Bescheids-Erwiderung oder -Erneuerungen kümmert, kann ernsthafte Konsequenzen für die bestehenden Schutzrechte haben. Dies erfordert höchste Genauigkeit bei der Handhabung aller Daten sowie der Fristenverwaltung und verzeiht keine menschlichen Fehler. Wie Sie diese Herausforderungen mit DIAMS iQ – Dennemeyer's IP-Managementsoftware – lösen können, erfahren Sie hier.

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Umfangreiches Dokumentenmanagementsystem mit Versionierungsfunktion

Bei jeder IP-Softwarelösung muss es möglich sein, unbegrenzt neue Einträge und Datensätze mit Patenten, Markenrechten, Gebrauchsmustern, Designs und weiteren ergänzenden Aktenarten (wie Widersprüchen, Rechtsverletzungen, Nichtigkeitsklagen, Lizenzverträgen usw.) zu erstellen, die wiederum miteinander verlinkt werden können. Kein Problem für DIAMS iQ, das durch ein umfassendes Dokumentenmanagementsystem (DMS) ergänzt wird. Das DMS ist in jedem Modul (=Aktenart) der Software verfügbar und macht es möglich, überall Dokumente unabhängig von Art und Größe hochzuladen: Ziehen Sie Ihre Emails einfach in Ihre Dokumentensektion und beantworten Sie diese direkt von dort. Physische Akten können durch das DMS vollständig ersetzt werden –  die Software beinhaltet gleichzeitig ein komplett elektronisches Ablagesystem samt Such- und Analysefunktion sowie intelligenter Texterkennung und -erfassung für eingescannte PDFs oder andere Dateiformate. Die Anlage und Integration von mehrstufigen Ordnern für Ihre Dokumentenstruktur ist einfach umzusetzen. Der Dokumentenverlauf erlaubt es den Nutzern, alle Änderungen nachzuvollziehen und frühere Versionen wiederherzustellen (inklusive aller Metadaten). Alle Dokumente können direkt aus DIAMS iQ per Email verschickt und bei Bedarf auch lokal exportiert und abgespeichert werden.

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Mit DIAMS iQ können Sie beliebig viele Datensätze mit Patentfamilien, Markenrechten, Gebrauchsmustern und Designs anlegen und mit weiteren Produkt- und/oder Verletzungsakten ergänzen sowie miteinander verknüpfen.

Suche und Analysen mit automatisierter Berichterstattung

DIAMS iQ bietet eine umfassende sowie hoch konfigurierbare Suchfunktionsoberfläche, mit der Sie flexible und detaillierte Portfolioanalysen durchführen können. Sucheinstellungen können benutzerübergreifend als Vorlagen gespeichert und auch Ihren Kollegen zur Verfügung gestellt werden. Verschiedene abgespeicherte Analysen, die schier endlose Suchparameter und Bedingungen beinhalten können, lassen sich des Weiteren miteinander kombinieren. Die teils komplexen Recherchen und ihre Ergebnisse sind so jederzeit auf Knopfdruck abrufbar. Wahlweise können diese Berichte auch automatisch an einen vorab definierten Verteiler regelmäßig per E-Mail versenden.

Verpassen Sie nie eine Zahlung

Eine andere grundlegende Anforderung an eine IP-Software ist die Automatisierung. DIAMS iQ beinhaltet Schnittstellen zu der Datenbank des USPTO sowie der weltweiten Datenbank des esp@cenet. Diese ermöglichen, Ihre Daten in DIAMS iQ mit denen der Datenbanken zu vergleichen und Korrekturen, sofern nötig, direkt zu übernehmen, ohne etwas zu kopieren oder abzutippen. DIAMS iQ berechnet Stichtage zur Aufrechterhaltung aller Schutzrechtsarten und bietet automatisierte Erinnerungen an. Beispielsweise generiert das System mit Eintragung der Markenregistrierung oder des Anmeldedatums eines Patents alle Fälligkeitsdaten zur Aufrechterhaltung und trägt diese ein.

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Sind Ihre Daten in DIAMS iQ korrekt, sind Ihre Berichte und Ihre Korrespondenz entsprechend akkurat. Automatisierte Datenabgleiche minimieren das Risiko, das manuelle Eingaben mit sich bringen.

Reduzierung von Fehlerquellen

DIAMS iQ bietet die Möglichkeit, Formbriefvorlagen als Schreiben (Word-Dokument) oder Outlook-Email-Vorlagen zu erstellen. Dabei können in DIAMS iQ eingetragene Anmeldungs-, Bewilligungs- oder Registrierungsdaten, anstehende Fälligkeitstermine samt Erinnerungen, Name des Anwalts oder des Erfinders, Email-Adressen, Telefonnummern, Signaturen und vieles mehr kinderleicht in eine derartige Vorlage eingebaut werden. Sind Ihre Daten einmal korrekt in DIAMS iQ hinterlegt und Ihre Formbriefe und Email-Vorlagen erstellt, ist die gesamte Korrespondenz weit weniger fehleranfällig und das Risiko von Tipp- und Flüchtigkeitsfehlern wird auf ein Minimum reduziert. Die mit dem Mail-Merge-Designer erstellten Dokumente können sofort verwendet werden oder aber als immer wieder abrufbare Vorlage gespeichert und – sofern gewünscht – automatisiert verschickt werden.

DIAMS invent, collaborate und direct

Die drei web-basierten Zusatzmodule DIAMS invent, DIAMS collaborate und DIAMS direct decken weitere Bedürfnisse des IP-Managements ab. DIAMS invent integriert den gesamtem Prozess einer Erfindung – angefangen bei der Idee über die Erfassung aller Informationen und Daten zu einer Erfindungsmeldung bis hin zu einer Patentierung samt Patentakte, die dann auch gleich in DIAMS iQ selbst angelegt wird. DIAMS collaborate fokussiert sich auf den sicheren Datenaustausch ohne Limit in Bezug auf Größe oder Format. DIAMS direct bietet vor allem Leserechte für Dritt-Parteien, die sensible Informationen zwar einsehen dürfen und müssen, bei denen aber auch sichergestellt werden muss, dass keine Daten manipuliert werden können. Dies fasst nur in aller Kürze die drei Plattformen zusammen, mehr dazu folgt bald.

DIAMS iQ und die Zusatzmodule erleichtern Ihnen das tägliche IP-Management enorm. Fragen Sie jetzt eine Produktdemo an.