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IP management in a changing work environment

Dennemeyer Group / February 24, 2021
IP management in a changing work environment

The Dennemeyer Group has just released the findings from our latest IP Trend Monitor study, which we conduct each year, together with CTC Legal Media, to identify the most notable trends in Intellectual Property (IP) management. For 2021's edition, we focused on the sector's work environment and its dramatic transformation in response to the COVID-19 pandemic.

Given the speed with which the new SARS-CoV-2 coronavirus made its way around the world, taking an immense toll on human life and the global economy, many sectors had no choice but to transform the very nature of their work. IP management certainly did, though the changes were not necessarily uniform for all professionals.

Understanding the new work environment of those in the IP industry is essential not only to grasp the issues of the moment, but also to project a path for the foreseeable future.

IP operations launching from home

The transition to remote operations began soon after the gravity of the coronavirus outbreak became clear in early 2020. Just about one year later, nearly 45% of the respondents to our Trend Monitor survey are working at least 50% remotely, while 33% are entirely remote. Of the remaining 22%, only 6% said they had not stopped working in-office, with all other respondents claiming to work from home somewhere between 1% and 50% of the time. Our survey also revealed a slight difference in work-from-home tendencies between corporations and law firms: Nearly all (82%) law-firm professionals are working remotely 50-100% of the time, while 71% of corporate respondents are doing the same.

New call-to-action

It is not merely members of law firms or those in IP services roles within corporations who are working remotely — a vast majority of the court and regulatory proceedings have similarly adapted. The Patents Court of the U.K. and the U.S. Supreme Court both held virtual proceedings in patent cases, the latter for the first time in its history. IP authorities like the European Patent Office (EPO) and U.S. Patent and Trademark Office (USPTO) also held their proceedings online, and will likely continue doing so for the foreseeable future. Although research and development saw some slowdowns, much of the business of IP went on without major disruptions.

Productivity is on the rise — and so are workloads

Remote work took off during the 2010s, and would have likely done so more than it did if not for some business leaders' concern about its effects on productivity. But even before the tremendous shift away from in-office work necessitated by the pandemic, some reports were already showing that productivity actually increased in home settings.

The IP Trend Monitor study's findings bear this out: A majority of the IP professionals we spoke to from corporations reported some increase in productivity, with 33% saying they became "slightly more productive" at home and 13% characterizing themselves as "significantly more productive." While 42% said the change of venue had no effect, only 4% claimed to be "significantly less productive" and 8% said they experienced a slight drop in production. The positive increase was more pronounced among those working in law firms, as 35% of those respondents called themselves "significantly more productive" and 27% said "slightly more." (Only 3% said they were far less productive, 14% noted a small decline and 22% said it made no difference.)

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One of the big questions about working from home is what impact it has on productivity. Economists continue to debate whether office workers are more productive when freed from daily commutes and the distractions of water-cooler gossip, or less so due to suboptimal working conditions.

There is, of course, a flip side to the uptick in productivity — workloads may increase as a result. This appears to have been the case among law firms: About 37% of respondents in that setting said that they were dealing with significantly more work. Only 13% of those in corporations made the same claim. Nevertheless, more than 50% of all respondents cited a workload increase of some kind.

Challenges of the new normal

We have clearly established that the IP sector can function, and often does so quite effectively, despite its professionals being far removed from office buildings. Yet, there can also be a cost to this decentralization.

When asked to name the major difficulties they faced while working from home, almost three-fourths (74%) of the IP management staffers Dennemeyer surveyed brought up the lack of direct socialization with co-workers, peers and clients. Nearly as many — 69% — said that not having face-to-face meetings was a significant obstacle. Other commonly cited issues were reduced communication with colleagues or clients and a generally "challenging environment," named by 52% and 43% of respondents, respectively.

Although these challenges are not significantly impeding operations now, it is not unreasonable to think they could pose a severe problem in the not-too-distant future. It behooves the leaders of IP management organizations to keep a close eye on their staff's well-being and steer them toward behavioral health resources that could help mitigate such issues.

The IP Trend Monitor 2021 study contains many more data points and insights that management professionals will find essential. Download your copy today!

Le groupe Dennemeyer vient de publier les résultats de sa dernière étude IP Trend Monitor, étude annuelle menée en collaboration avec CTC Legal Media afin d'identifier les tendances les plus notables en matière de gestion de la propriété intellectuelle (PI). Pour l'édition 2021, nous avons concentré nos recherches sur l'environnement de travail et sa transformation spectaculaire en réponse à la pandémie COVID-19.

Face à la vitesse de propagation du nouveau coronavirus SRAS-CoV-2 dans le monde, l'impact conséquent sur la population et l'économie mondiale : de nombreux secteurs ont été poussé à transformer la nature même de leur travail. La gestion de la PI l'a certainement fait, bien que ces changements n'aient pas nécessairement été uniformes pour tous les professionnels.

Il est essentiel de comprendre le nouvel environnement de travail des personnes travaillant dans l'industrie de la PI, non seulement pour saisir les enjeux actuels, mais également pour se projeter dans l'avenir, de manière plus contrôlée.

Gestion des activités de PI depuis chez soi

La transition vers la gestion à distance a fait son entrée au début de l'année 2020 dès lors que la gravité de l'épidémie a commencé à être réellement prise en compte. Environ un an après, près de 45% des personnes interrogées dans le cadre de notre enquête Trend Monitor travaillent à distance pour au moins 50% du temps, tandis que 33% sont entièrement à distance. Sur les 22% restants, seuls 6% ont déclaré ne pas avoir arrêté de venir travailler au bureau, tous les autres répondants affirmant travailler à domicile entre 1% et 50% du temps. Notre enquête a également révélé une légère différence dans les tendances du télétravail entre les entreprises et les cabinets juridiques : la quasi-totalité (82%) des professionnels des cabinets juridiques, pratiquent le télétravail de 50 à 100% du temps, tandis que 71% des entreprises interrogées font de même.

New call-to-action

Ce ne sont pas seulement les membres des cabinets juridiques ou les personnes qui occupent des fonctions de services de propriété intellectuelle au sein des entreprises qui travaillent à distance - la grande majorité des procédures judiciaires et réglementaires ont connu une adaptation similaire. La Cour des brevets du Royaume-Uni et la Cour suprême des États-Unis ont toutes deux tenu des procédures virtuelles dans des affaires de brevet, cette dernière pour la première fois de son histoire. Les autorités de propriété intellectuelle comme l'Office européen des brevets (OEB) et l'Office américain des brevets et des marques (USPTO) ont également tenu leurs procédures en ligne, et continueront probablement à le faire dans un avenir proche. Bien que la recherche et le développement aient connu quelques ralentissements, la plupart des activités de PI se sont déroulées sans perturbations majeures.

Une productivité en hausse — tout comme la charge de travail

Le télétravail s'est développé au cours des années 2010, et aurait pu connaître une croissance bien plus importante s'il n'avait pas inquiété certains dirigeants concernant ses effets sur la productivité. Pour autant, avant l'abandon massif du travail au bureau poussé par la pandémie, certains rapports montraient déjà une progression de la productivité grâce au télétravail.

Les conclusions de l'étude IP Trend Monitor le confirment : La majorité des professionnels de la PI des entreprises avec lesquels nous nous sommes entretenus ont fait état d'une certaine augmentation de la productivité, 33 % d'entre eux déclarant être devenus "légèrement plus productifs" chez eux et 13 % se qualifiant de "nettement plus productifs". Alors que 42 % ont déclaré que le changement de lieu de travail n'avait eu aucun effet, seuls 4 % ont affirmé être "nettement moins productifs" et 8 % ont déclaré avoir subi une légère baisse de production. L'augmentation positive a été plus prononcée chez les personnes travaillant dans des cabinets d'avocats, puisque 35 % d'entre elles se sont déclarées "nettement plus productives" et 27 % "un peu plus". (Seuls 3 % ont déclaré être beaucoup moins productifs, 14 % ont noté une légère baisse et 22 % ont déclaré que cela ne faisait aucune différence).

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L'une des grandes questions que l'on se pose sur le télétravail, est l'impact qu'il a sur la productivité. Les économistes débattent encore sur la question de savoir si les employés de bureau sont plus productifs grâce à la suppression du temps de trajet quotidien et des moments de bavardages entre collègues à la machine à café ou s'ils le sont moins face aux conditions de travail sous-optimales.

Bien entendu, la hausse de la productivité possède un revers de la médaille : la charge de travail peut augmenter en conséquence. Cela semble avoir été le cas dans les cabinets juridiques : environ 37% des personnes interrogées dans ce contexte, ont déclaré qu'elles devaient faire face à une charge de travail nettement plus importante. Seuls 13% des personnes travaillant dans des entreprises font état du même constat. Néanmoins, plus de 50% des personnes interrogées ont cité une augmentation de la charge de travail d'une manière ou d'une autre.

Les défis de la nouvelle norme

Nous avons clairement établi que le secteur de la PI peut fonctionner, et le fait déjà de manière efficace bien que ses professionnels soient loin des bureaux. Cependant, cette décentralisation peut aussi avoir un coût.

Lorsqu'on leur demande de citer les principales difficultés qu'ils rencontrent en télétravail, près des trois quarts (74%) des membres du personnel de gestion de la PI interrogés par Dennemeyer évoquent le manque de socialisation directe avec leurs collègues, leurs pairs et leurs clients. Presque autant d'entre eux - 69% - ont déclaré que l'absence de réunions en face à face constituait un obstacle important. D'autres problèmes fréquemment cités sont la communication réduite avec les collègues ou les clients et un « environnement difficile » en général, cités respectivement par 52% et 43% des répondants.

Bien que ces défis n'entravent pas de manière significative les opérations actuelles, il n'est pas déraisonnable d'imaginer des difficultés plus importantes à l'avenir. Il incombe aux dirigeants des organismes de gestion de la propriété intellectuelle de veiller au bien-être de leur personnel et de les orienter vers des spécialistes de la santé comportementale qui pourraient contribuer à atténuer ces problèmes.

L'étude IP Trend Monitor 2021 contient beaucoup plus d'analyses et d'informations que les professionnels de la gestion de la PI trouveront essentiels. Téléchargez votre exemplaire dès aujourd'hui (en anglais) !