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Step up your invention disclosure process!

Ovidiu Dulacioiu / May 7, 2020
Step up your invention disclosure process!

Although DIAMS iQ is the pinnacle of Dennemeyer’s IP software, other solutions were designed to communicate with our main product and to be provided as complementary services. We call these DIAMS invent, DIAMS collaborate and DIAMS direct and all three are web features offered to our iQ customers.

Let us start by addressing some of the common issues encountered by R&D departments in managing inventions, while also presenting potential solutions provided by our browser-based platform. In a nutshell, DIAMS invent can be described as a tool for managing the journey of an invention from idea to patent application.

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Configurable disclosure form

When engineers and scientists from different industry backgrounds manage to find solutions for technical problems, in most cases, their great ideas are described to R&D on Invention Disclosure Forms (IDFs). These records generate a lot of paperwork, as they often contain more than 10 pages. The traditional use of IDFs also makes document control difficult, due to an intense back-and-forth activity meant to tweak the description or claims until the most precise and clear version is achieved. DIAMS invent can act as a disclosure form, and an advanced one at that, enabling the user to configure each tab in great detail and mark mandatory fields as required. With the assignment of access rights, the system can precisely specify what actions each role type is allowed to perform.

For example, a user classified as an inventor can share the prerequisite for a potential patent application by going through the different sections of the defined process. At the same time, users classified as managers or admins are only able to evaluate and approve creations received from inventors. They can, of course, also request further information or even reject these submissions, depending on how well the applications meet strict criteria such as novelty, inventive step or commercial value.

Integrated document management system

DIAMS invent features a personalized dashboard for quick access to invention records, tasks and charts while providing additional useful tools for organizing meetings and generating reports. Furthermore, the system includes a module for keeping track of financial awards assigned to each inventor and co-inventor. The documents' management is thoroughly covered as well, facilitating the attachment of files in any size and format. URL links and prior art such as patent publications and non-patent literature can also be uploaded and saved in an accessible web structure. All this information will eventually find its way into DIAMS iQ, in the form of a patent profile.

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DIAMS invent features a personalized dashboard for quick access to invention records, tasks and charts while providing additional useful tools for organizing meetings and generating reports.

Easy-to-use monitoring tools

Users can be kept up-to-date regarding the progress of any submission with useful settings like invention status and sub-status, notes and a history tab that enables the creation of a workflow decision process. Some of the critical records stored in this segment are the date and time of all updates and the author who performed them, together with any relevant comments, thus eliminating document control related issues and many back-and-forth actions. Inventors are able to see the latest updates or clarification requests added by managers and vice versa.

A quick and safe document exchange platform

When exchanging relevant documents with partners, agents or suppliers, most companies try to avoid having their information ending up in the wrong hands. For this reason and other associated risks, the email is often not on the list of preferred methods for securely transferring files. To assist organizations that are looking for software solutions focused on the exchange of documents, Dennemeyer has developed DIAMS collaborate, an easy-to-access website that communicates with our main product, DIAMS iQ. There are two scenarios where DIAMS collaborate can prove useful:

  • When you want to share a specific file with a co-worker who is also using the platform, or
  • If you are looking to send documents directly to DIAMS iQ.

The iQ user can then review and approve your files for transferring into the Document Management System of the corresponding patent, trademark or design.

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DIAMS collaborate can prove useful when you want to share a specific file with a co-worker who is also using the platform, or if you are looking to send documents directly to DIAMS iQ.

Web feature for read-only portfolio access

We have created DIAMS direct for scenarios where different stakeholders need to access certain elements of the IP portfolio, without necessarily being able to manipulate the data. Our read-only platform will let the user quickly retrieve information stored in DIAMS iQ using any device that supports web browser functionality. Furthermore, your customers can also be granted access to view their patents, trademarks or designs.

We hope you enjoyed reading about our DIAMS web features and, if you wish to know more, please get in touch with our team of Software Consultants.

DIAMS iQ ist unser Aushängeschild im Bereich der IP-Software. Um alle benötigten Funktionen anzubieten, haben wir drei webbasierte Zusatzmodule als Ergänzung für unsere iQ-Kunden entwickelt: DIAMS invent, DIAMS collaborate, DIAMS direct.

Im Folgenden adressieren wir zunächst einige der üblichen Probleme, auf die Patent- sowie Forschungs- und Entwicklungsabteilungen bei der Verwaltung von Erfindungen stoßen, und zeigen auf, wie diese mit unserer browserbasierten Plattform DIAMS invent gelöst werden. Kurz gesagt ist DIAMS invent ein Verwaltungs-Tool für Erfindungen – von der ersten Idee bis hin zur Patentanmeldung.

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Konfigurierbare Erfindungsmeldung mit DIAMS invent

Ingenieure und Wissenschaftler aus allen Branchen beschreiben ihre Lösungen für technische Probleme in den meisten Fällen den Forschung- und Entwicklungsabteilungen in vorgefertigten Erfindungsmeldungsformularen (Invention Disclosure Form, IDF). Da diese Dokumente oft sehr umfangreich sind, führen sie zu einem hohen Verwaltungsaufwand. Die traditionelle Vorgehensweise, IDFs mit Ergänzungen und Fragen zwischen Abteilungen schier endlos hin und her zu schicken, erschwert auch die Dokumentenkontrolle. Häufig werden viele Änderungen vorgenommen, um die Beschreibung oder die Ansprüche so lange zu optimieren, bis eine möglichst genaue und verständliche Version vorliegt. Irgendwann besteht die Gefahr, dass niemand mehr durchblickt, wer was geändert hat und was die aktuelle Version ist.

DIAMS invent setzt genau hier an und kann für Ihr Unternehmen als optimiertes Erfindungsmeldeformular fungieren: Jede Registerkarte ist bis ins Detail konfigurierbar und Pflichtfelder nach Bedarf markierbar. Mithilfe von Rollenzuweisungen wird genau festgelegt, welche Aktionen welche Person ausführen darf. Jeder Änderung ist leicht nachvollziehbar.

Beispielsweise kann ein als Erfinder eingestufter Benutzer die Voraussetzungen für eine potenzielle Patentanmeldung durch seine Angaben bereits systemseitig einstellen, indem er die verschiedenen Stufen des definierten Prozesses durchläuft. Gleichzeitig können Benutzer, die als Manager oder Admins klassifiziert sind, von Erfindern erhaltene Entwürfe bewerten und genehmigen. Sie können aber auch weitere Informationen anfordern oder die Entwürfe ablehnen, wenn strenge Kriterien wie Neuheit, erfinderische Tätigkeit oder Wirtschaftlichkeit nicht erfüllt werden.

Integriertes Dokumentenverwaltungssystem

DIAMS invent verfügt über ein personalisiertes Dashboard für den schnellen Zugriff auf Erfindungsdatensätze, Aufgaben und Diagramme und bietet gleichzeitig nützliche Funktionen für die Organisation von Besprechungen und die Erstellung von Berichten. Darüber hinaus enthält das System sogar ein extra Feature, um die eingereichten Erfindungen auszuzeichnen und ggfs. die Erfindungsgedanken darüber hinaus besonders zu honorieren. Auch die Dokumentverwaltung ist abgedeckt, was das Anhängen von Dateien in jeder Größe und jedem Format erleichtert. URL-Links zu Patentveröffentlichungen und zum Stand der Technik können ebenfalls hochgeladen und in einer leicht aufrufbaren Webstruktur gespeichert werden. All diese Informationen und Dokumente werden schließlich in Form eines Patentprofils in DIAMS iQ automatisch eingepflegt.

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DIAMS invent verfügt über ein personalisiertes Dashboard für den schnellen Zugriff auf Erfindungsdatensätze, Aufgaben und Diagramme und bietet gleichzeitig nützliche Funktionen für die Organisation von Besprechungen und die Erstellung von Berichten.

Immer auf dem Laufenden bleiben

Mit nützlichen Anzeigen wie Erfindungsmeldungsstatus und Unterstatus, Notizen und einem Verlaufsregister, das die Erstellung eines Entscheidungsprozess-Worklfows ermöglicht, sind die Benutzer (Erfinder, Manager oder Admin) stets über den Fortschritt jeder Erfindungsmeldung im Bilde. Alle Änderungen von Datensätzen werden gespeichert, einschließlich Datum und Uhrzeit aller Aktualisierungen und Namen des Autors, der sie durchgeführt hat, wodurch eine vollständige Dokumentenkontrolle auch bei häufigen Änderungen gewährleistet ist. Erfinder sind in der Lage, die neuesten Aktualisierungen oder von Managern hinzugefügten Klärungswünsche einzusehen, und umgekehrt können Manager wiederum die Antworten oder Kommentare der Erfinder prüfen.

DIAMS collaborate: eine schnelle und sichere Plattform für den Dokumentenaustausch

Beim Austausch von sensiblen oder nicht-veröffentlichten Inhalten mit Partnern, Agenten oder Übersetzungsbüros legen die meisten Unternehmen sehr viel Wert darauf, dass ihre Informationen nicht in die falschen Hände geraten. Aus diesem Grund ist eine einfache E-Mail häufig nicht das Mittel der Wahl. Zur Unterstützung von Unternehmen, die auf der Suche nach Softwarelösungen für den sicheren Austausch von Dokumenten sind, hat Dennemeyer DIAMS collaborate entwickelt, eine Plattform mit hohen Sicherheitsstandards, die mit unserer zentralen IP Management Software DIAMS iQ kommuniziert. Zwei Anwendungsbeispiele – bei denen Verschlüsselung und Dateigrößen und -formate keine Rolle mehr spielen:

  • Wenn Sie eine bestimmte Datei oder Dokumente mit einem Agent (Partner) teilen möchten, oder
  • Wenn Sie Dokumente direkt an DIAMS iQ senden möchten.

Der iQ-Benutzer kann Ihre eingehenden Dateien überprüfen und diese zur Übertragung in das Dokumentenverwaltungssystem des entsprechenden Patents, der Marke oder des Designs freigeben. Umgekehrt kann der iQ-Benutzer beispielsweise Ihnen als Agent (Partner) Instruktionen oder Antwortschreiben zukommen lassen.

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DIAMS collaborate ist auch dann sehr nützlich, wenn Sie eine Datei mit einem Kollegen teilen möchten, der ebenfalls die Plattform nutzt, oder wenn Sie Dokumente direkt an DIAMS iQ senden möchten.

DIAMS direct: Web-basierter schreibgeschützter Portfolio-Zugriff

Wir haben DIAMS direct speziell für Szenarien geschaffen, in denen verschiedene Beteiligte auf bestimmte Elemente des IP-Portfolios zugreifen müssen, Schreibrechte aber nicht unbedingt erforderlich sind. Dank unserer schreibgeschützten Plattform DIAMS direct können Benutzer in DIAMS iQ gespeicherte Informationen mit jedem Gerät, das einen Webbrowser unterstützt, schnell und einfach abrufen. Darüber hinaus können Sie Ihren Kunden auch Zugang gewähren, um ihre Patente, Marken oder Designs einzusehen.

Wir hoffen, dass diese Informationen zu unseren DIAMS-Webfunktionen hilfreich für Sie waren. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wenden Sie sich bitte an unser Team von Software-Beratern, die Ihnen jederzeit für eine Demo zur Verfügung stehen.