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The rise in remote working and how DIAMS iQ can help

Dennemeyer Group / March 31, 2021
The rise in remote working and how DIAMS iQ can help

Just as for so many people, the COVID-19 pandemic has forced Intellectual Property (IP) professionals to change the way they work. Remote working has become the norm as lockdowns have forced the closure of offices, factories and university campuses. This has been accompanied by greater investment and reliance on digital and automation tools to facilitate work processes and ensure business continuity. These changes present substantial difficulties for those operating in IP management as much of their efforts require collaboration on paperwork.

The rollout of vaccines during 2021 may help tackle the pandemic and lead to lockdowns being eased. However, research for this year's edition of the IP Trend Monitor study – conducted by Dennemeyer and CTC Legal Media – suggests that effectively communicating and managing workloads while away from colleagues is likely to be a continuing struggle for some time. In this respect, the pandemic is probably accelerating trends already underway for businesses.

IP management software solutions are designed to address the growing need for digitalization by translating new technologies into practical features that help IP professionals streamline their tasks. Here we take a closer look at how Dennemeyer's DIAMS iQ addresses these requirements and opens up new opportunities to IP teams.
 
DIAMS iQ white paper
 
DIAMS iQ combines long-term hands-on IP expertise and integrated IP country law knowledge with innovative digital tools in a modern and intuitive solution. To further increase IP teams' productivity, the software package provides interactive correspondence templates and intelligent workflow and approval rules in addition to tools for automating processes, procedures and tasks. DIAMS iQ is a complete IP suite, offering versatile capabilities and convenient extensions such as IP analytics, a dedicated R&D platform and a secure online document exchange system.  


Remote working is set to stay

Nearly 100 participants responded to 2020's IP Trend Monitor survey, representing a wide range of organizations from all over the world working in the IP sector. More than three-quarters of them (78%) say they are now working at least 50% or even 100% remotely, and just 6% are still working entirely at the office.

Crucially, when asked about the future, more than two-thirds of respondents predicted they would have fewer face-to-face meetings, do less business travel and work more from home. These views also reflect the safe assumption that hearings, events and meetings will take place remotely in the coming period. For example, at the European Patent Office (EPO), oral hearings will be held by video conference as standard until at least September 2021. Meanwhile, major event organizers such as the International Trademark Association (INTA) plan to host meetings virtually or in a hybrid form until the end of this year at the earliest.

In addition, governments will likely continue to restrict travel, including commuting, until the threat from the virus has been mitigated. Therefore, clients will expect remote meetings, while many IP professionals will have to remain working from home either on a full-time basis or part-time as employers implement social distancing measures in workplaces.

A comprehensive IP asset management system will be essential for maintaining and recording work related to your IP portfolio to respond to these challenges. DIAMS iQ transforms the latest technological developments into helpful and intuitive tools, answering IP professionals' specific needs with an easy-to-use software solution. And it does all this while addressing the high-security requirements of IP managers. These features make DIAMS iQ an invaluable toolkit for both in-house and private practice teams, whether in large or small organizations.   
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Comme pour une grande partie de la population, la pandémie COVID-19 a contraint les professionnels de la propriété intellectuelle (PI) à changer leur manière de travailler. Le télétravail est devenu la nouvelle norme alors que l'entrée en vigueur de confinements a provoqué la fermeture des bureaux, des usines ou encore des campus universitaires. Cette évolution s'est accompagnée d'une augmentation des investissements et du recours aux outils numériques et d'automatisation pour faciliter les processus de travail et assurer la continuité des activités. Ces changements présentent des difficultés substantielles pour les professionnels opérant dans le domaine de la gestion de la PI car une grande partie de leur activité nécessite une collaboration sur du papier.

Le déploiement de la vaccination au cours de l'année 2021 pourrait aider à lutter contre la pandémie et conduire à un allégement des restrictions gouvernementales. Cependant, les recherches menées pour l'édition 2021 de l'étude IP Trend Monitor - menée par Dennemeyer en collaboration avec CTC Legal Media - suggèrent que la communication et la gestion efficace de la charge de travail en l'absence de collègues risquent d'être un combat permanent pendant un certain temps. À cet égard, la pandémie accélère probablement les tendances déjà en cours pour les entreprises.

Les solutions logicielles de gestion de la PI sont conçues pour répondre au besoin croissant de numérisation en traduisant les nouvelles technologies en fonctionnalités pratiques afin d'aider les professionnels de la PI à rationaliser leurs tâches. Nous examinons ici de plus près, comment la solution logicielle de Dennemeyer, DIAMS iQ, répond à ces exigences et offre de nouvelles opportunités aux équipes de PI.
 
DIAMS iQ white paper
 
DIAMS iQ combine une expertise pratique de longue date en matière de PI et une connaissance intégrée du droit national de la PI avec des outils numériques innovants à travers une solution moderne et intuitive. Pour participer à l'accroissement de la productivité des équipes de PI, notre logiciel spécialisé fournit des modèles de correspondances interactifs et des règles intelligentes de flux de travail et d'approbation, en plus des outils d'automatisation des processus, des procédures et des tâches. DIAMS iQ est une suite logicielle de PI complète, offrant des possibilités multiples et des extensions pratiques telles que l'analyse de la PI, une plateforme R&D dédiée et un système d'échange de documents en ligne sécurisé.  


Le travail à distance est appelé à perdurer

Près de 100 participants ont répondu à l'enquête 2020 IP Trend Monitor, ce qui représente un grand nombre d'organisations opérant dans le secteur de la PI à travers le monde. Plus des trois quarts d'entre eux (78%) déclarent travailler désormais à au moins 50% voir 100% du temps à distance, et seulement 6% travaillent encore entièrement au bureau.

Il est important de noter que lorsque l'on les interroge sur l'avenir, plus des deux tiers des personnes interrogées prévoient qu'elles auront moins de réunions en présentiel, qu'elles feront moins de voyages d'affaires et qu'elles travailleront à distance plus souvent. Ces réponses reflètent également l'hypothèse certaine selon laquelle les audiences, les événements et les réunions auront lieu à distance dans un avenir proche. Par exemple, à l'Office européen des brevets (OEB), les audiences orales se dérouleront par vidéoconférence de manière classique au moins jusqu'en septembre 2021. Parallèlement, les grands organisateurs d'événements tels que l'Association internationale des marques (INTA), prévoient de tenir des réunions aussi bien sous un format virtuel qu'hybride jusqu'au moins la fin de cette année.

De plus, les gouvernements continueront probablement de restreindre les voyages, y compris les déplacements domicile-travail, jusqu'à ce que la menace du virus soit atténuée. Par conséquent, les clients assisteront à des réunions à distance, tandis que de nombreux professionnels de PI devront continuer le télétravail, à temps plein ou à temps partiel, car les employeurs mettent en place des mesures de distanciation sociale sur les lieux de travail.

Un système complet de gestion des actifs de PI sera essentiel pour maintenir et enregistrer les travaux liés à votre portefeuille de PI afin de répondre à ces défis. DIAMS iQ transforme les derniers développements technologiques en outils utiles et intuitifs, répondant aux besoins spécifiques des professionnels de la PI avec une solution logicielle facile à utiliser. Et il fait tout cela en répondant aux exigences de haute sécurité des gestionnaires de PI. Ces caractéristiques font de DIAMS iQ, un outil précieux pour les équipes internes et privées, qu'il s'agisse de grandes ou de petites organisations. Téléchargez notre livre blanc pour en savoir plus !