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The top 10 rules of Intellectual Property docketing

Dennemeyer Group / February 11, 2020
The top 10 rules of Intellectual Property docketing

Intellectual Property docketing, which is the management of essential dates, data and documentation from IP offices, as well as the tracking of crucial deadlines during the application process, is often viewed as an afterthought. However, without proper docketing techniques, interested parties run the risk of losing their rights or the rights of their clients, and having no payoff for the immense investment of both time and money. We are sharing our top 10 rules of IP docketing in the hopes that they prove useful to your company or law firm's docketing procedures. Request your personalized docketing quote today!

1. Never assume anything

Just because you believe you or your firm have collected all of the patent office correspondence and entered all of the important dates into a docketing software solution, that does not necessarily mean those deadlines are correct. Do not assume that a software platform will do all of the work and notify you of the exact date when you have to respond to office actions. Spend time performing regular reviews because the only thing to assume in docketing is that everything is fiction unless you have the facts.

2. Never close a hard deadline without proof 

When managing a large number of IP assets, you might take it for granted that you have met precise response due dates. It is easy to think that your team would have filed a response to a non-final rejection, met an appeal deadline or filed that application claiming priority. However, without proof of filing, it is the same as wishing it were true, and that is not a recommended strategy for managing your highly valued IP.

3. Give your who, what, when and why in your docket notes

Too often, inexperienced docketers do not take the time to utilize the notes fields in their docketing software. This section is the perfect place to provide your colleagues with the context of what was docketed as well as creating a historical marker of that particular IP asset and makes it easier to cross-reference other items or situations in the docket.

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Dealing with documents adds up to a very complex and cumbersome process. If not done properly, the cost is patent application rejection. 

4. Do not inactivate a record without explicit client instructions

At one time or another, you may have to decide on whether or not to respond to a deadline for an IP asset that your company or client may want abandoned. While the desire to save time and effort may lead you to exercise what feels like common sense, unless your client expressly tells you that they have moved on from that application, it is too risky to make a judgment call based on anything less than a clear directive. Even if you receive a notice of abandonment, make sure that you have an explicit statement from your client before you decide to close the record in your docket system.

5. Keep an open deadline for all active applications

A responsible, and sometimes life-saving strategy is to always have a deadline for the active applications in your or your client's portfolio. Even if you do not have an official due date generated from IP office correspondence, setting an arbitrary status deadline will help to ensure that assets do not fall through the cracks. Without these showing up on your docket reports, by the time you remember about an application, it will be too late to do anything. Consider setting a status check action six months from when the last date the record was updated, if there is no outstanding deadline listed for a particular asset. 

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6. Docket from official documents, not internal emails

People make mistakes. When you are docketing any information, make sure you have collected that information from official records or official correspondence and not from an email or someone’s say-so. It is too easy for human error to seep into such communications, which can lead to big problems down the road, ones that could have easily been avoided. If you do not have those official documents in your possession, request them from an associate or get a copy from the IP office.

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IP international docketing should be done from official documents or official correspondence and not from emails or hearsay. Although perfectly understandable, human error can lead to complicated situations down the road. 

7. Double-check your work after updating the record

Human error is not something that only happens to other people. After you have finished docketing a record, it is always a good idea to give it a quick once-over before moving on to something else. Entering the wrong numbers, the wrong dates or the wrong actions can have disastrous consequences and the time it takes to proofread versus the time it will take to fix the issues your docketing mistakes may cause later on makes the former an obvious choice.

8. Write accurately and succinctly

Time is money, they say, and nowhere is that more evident than when an attorney is reviewing their docket and they want to know what is going on with a particular case. Docketers, do yourselves a favor and avoid lengthy and wordy docket entries. Be as concise as possible when writing notes.

9. Help your readers find the most information fast 

Always consider that you are not the only one who will read the docket record. Write notes, name documents, docket entries and actions all in such a way that leaves no guessing to be done by anyone who wants to glean some information from the record. Be specific and, of course, be accurate.

10. Never assume anything!

You might think that we are just repeating ourselves, but this is a point that cannot be stressed enough: You need to have a proof for every bit of data that you enter into your docket. You need to double-check the information, as well as the data that was entered by someone else, against the official documents. Docketing is a high-stakes game with some life-altering consequences for those who do not take their responsibilities seriously enough.

Many firms choose to outsource their IP docketing because the cost of having personnel with enough IP experience to docket proficiently is becoming more and more prohibitive. Docketing costs money but does not generate revenue. Outsourcing to Dennemeyer, with our knowledge and experience, is the best value. It is like having your docketing department down the hall without the cost burden of having your docketing department down the hall.

Le docketing en Propriété Intellectuelle (PI) consiste à gérer des dates, des données, les documents essentiels de PI ainsi que le suivi des échéances cruciales durant la procédure de demande. Le docketing n'est, très souvent, pas une décision anticipée par les entreprises. Cependant, sans techniques de docketing appropriées, les parties prenantes prennent le risque de perdre leurs droits ou ceux de leurs clients, mais également de ne pas rentabiliser leur immense investissement en temps et en argent. Nous partageons avec vous nos dix principales règles en matière de docketing de la PI en espérant qu'elles s'avèrent utiles aux procédures de docketing de votre entreprise ou de votre cabinet juridique. Demandez votre devis docketing personnalisé par Dennemeyer.

1. Ne jamais rien supposer

Ce n'est pas parce que vous ou votre entreprise considérez avoir rassemblé toute la correspondance de l'Office de la PI et saisi toutes les dates importantes dans un logiciel de docketing, que ces délais sont nécessairement corrects. Ne supposez pas qu'une suite logicielle fera tout le travail et vous informera des dates exactes auxquelles vous devrez répondre aux actions demandées par les Offices. Passez régulièrement du temps à effectuer des vérifications, car la seule chose à garder en tête dans le docketing, c'est que tout
est fiction, à moins que vous ne disposiez de faits.

2. Ne jamais clôturer une échéance sans preuve

Lorsque vous gérez un grand nombre d'actifs de droits en PI, vous pouvez considérer comme acquis d’avoir respecté des délais de réponse précis. Il est facile de penser que votre équipe ait déposé une réponse à un rejet non définitif, respecté un délai de recours ou déposé cette demande en revendiquant la priorité. Cependant, sans preuve de dépôt, c'est comme si vous souhaitiez que cela soit vrai. Cette stratégie n’est pas recommandée pour gérer votre PI de grande valeur.

3. Indiquez « qui, quoi, quand et pourquoi » dans vos notes de docket

Trop souvent, les docketers inexpérimentés ne prennent pas le temps d'utiliser les champs de notes de leur logiciel de docketing. Cette section est l'endroit idéal pour fournir à vos collègues le contexte de ce qui a été consigné dans la base de données, ainsi que pour créer un historique de ce bien de propriété intellectuelle spécifique et faciliter le recoupement d'autres éléments ou situations.

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Le traitement des documents est un processus très complexe et lourd. S'il n'est pas fait correctement, le risque est que la demande de brevet soit rejetée.

4. Ne pas désactiver un enregistrement sans instructions explicites du client

À un moment ou à un autre, vous devrez peut-être décider de respecter ou non le délai pour un actif de PI que votre entreprise ou votre client souhaiterait abandonner. Bien que le souhait d'économiser du temps et de l’énergie puisse vous amener à faire preuve de ce qui semble être du bon sens (à moins que votre client ne vous dise expressément qu'il ait renoncé à cette demande), il est trop risqué de porter un jugement fondé sur autre chose qu'une directive claire. Même si vous recevez un avis d'abandon, assurez-vous d'avoir reçu
une déclaration explicite de votre client avant de décider de clôturer le dossier dans votre système de docketing.

5. Maintenez une date limite ouverte pour toutes les demandes actives

Une stratégie responsable, et parfois bénéfique, consiste à avoir toujours une échéance pour les demandes actives dans votre portefeuille ou celui de votre client. Même si vous n'avez pas d’échéance générée par la correspondance de l’Office de la PI, le fait de fixer une échéance de statut arbitraire contribuera à éviter que ceux-ci ne passent entre les mailles du filet. Si ces actifs n'apparaissent pas dans vos rapports, il sera trop tard pour faire quoi que ce soit lorsque vous vous souviendrez d'une demande. Envisagez de fixer une action de vérification du statut six mois après la dernière date de mise à jour du dossier, s'il n'y a pas d’échéance en suspens pour un bien spécifique.

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6. Docketez à partir de documents officiels, et non de courriels internes

Tout le monde fait des erreurs. Lorsque vous enregistrez des informations, assurez-vous qu'elles proviennent de documents ou d'une correspondance officiels et non d'un courriel ou d'une déclaration officieuse. L’erreur humaine se glisse facilement dans de telles communications, ce qui peut entraîner de gros problèmes qui auraient pu être aisément évités. Si vous n'avez pas ces documents officiels en votre possession, demandez-les à un associé ou obtenez une copie auprès de l’Office.

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Le docketing de la PI doit être établi à partir de documents officiels ou de correspondance officielle et non à partir de courriels ou de ouï-dire. L’erreur humaine peut conduire à des situations compliquées en fin de course.

7. Vérifiez votre travail après la mise à jour du dossier

L'erreur humaine n’arrive pas qu'aux autres. Une fois que vous avez fini de classer un dossier, il est toujours recommandé de le revoir rapidement avant de passer à autre chose. Saisir de mauvais chiffres, de mauvaises dates ou de mauvaises actions peut avoir des conséquences désastreuses. Il est évident que le temps nécessaire à la relecture prendra moins de temps que de régler les problèmes survenus à la suite d’erreurs de docketing.

8. Rédigez de manière précise et succincte

On dit que « Le temps, c'est de l'argent », notamment lorsqu'un avocat examine son dossier et qu'il veut savoir ce qui se passe dans une affaire en cours. Docketers, simplifiez-vous la vie et évitez les longues et verbeuses inscriptions au docket. Soyez aussi concis que possible lorsque vous rédigez des notes.

9. Aidez vos lecteurs à trouver rapidement le plus d'informations possible

Considérez toujours que vous n'êtes pas le seul à lire le docket. Rédigez des notes, nommez les documents, les inscriptions au docket et les actions de manière à ce qu’aucune supposition ne puisse être faite par quiconque voudrait récolter des informations. Soyez précis et, bien sûr, soyez exact.

10. Ne supposez jamais rien !

Vous pouvez penser que nous ne cessons de nous répéter, mais c'est un point sur lequel nous n'insisterons jamais assez : vous devez avoir une preuve pour chaque donnée que vous inscrivez dans votre docket. Vous devez vérifier deux fois les informations ainsi que les données saisies par autrui. Le docketing est un enjeu extrêmement important et a des conséquences très significatives lorsque les entreprises ne prennent pas leurs responsabilités suffisamment au sérieux.

De nombreuses entreprises choisissent d'externaliser leur docketing de propriété intellectuelle parce que le coût d’un employé suffisamment expérimenté en matière de PI pour effectuer le docketing de manière sérieuse, devient de plus en plus prohibitif. Le docketing coûte de l'argent mais ne génère pas de revenus. Externaliser avec Dennemeyer, avec nos connaissances et notre expérience, vous rapportera bien plus qu’il ne vous coûtera. Avec nous, c'est comme si vous aviez votre service de docketing au bout du couloir sans la charge financière que cela représente !

Docketing, das Erfassen und die Verwaltung aller Daten, die im gesamtem Lebenszyklus von IP-Schutzrechten anfallen, wird oft als lästige und zeitintensive Pflicht empfunden. Um keine Frist zu verpassen, ist es jedoch gerade bei dem Anmelde- und Einreichungsprozess eines Patents, einer Marke oder eines Gebrauchsmusters besonders wichtig alle Daten korrekt zu erfassen und darüber hinaus kontinuierlich zu pflegen. Andernfalls kann das komplette Verfahren scheitern. Jahrelange Forschung und Investitionen wären dann im schlimmsten Fall umsonst. Unser Team hat die Top 10 Regeln für das IP-Docketing zusammengestellt, die sich auch für Ihre Kanzlei oder Ihre IP-Abteilung als nützlich erweisen könnten. Falls Sie weitere Unterstützung benötigen, fragen Sie jetzt Ihr persönliches Docketing-Angebot an.

1. Nehmen Sie nichts als gegeben

Sie haben bereits alle benötigten Daten eines Patentamtes oder Markenamtes in Ihrer Docketing-Software vorliegen? Leider bedeutet dies nicht, dass diese auch korrekt sind. Eine Software kann die Richtigkeit Ihrer Daten nur begrenzt verifizieren und wird Ihnen nicht die gesamte Arbeit abnehmen. Überprüfen Sie wichtige Datensätze regelmäßig und verlassen Sie sich nicht einzig auf Workflows und automatisierte Erinnerungen. Im IP-Docketing gilt: Ohne harte Fakten ist alles Fiktion.

2. Gehen Sie nie davon aus, dass etwas schon erledigt ist

Bei der Verwaltung einer großen Anzahl von IP-Rechten ist die Gefahr groß, kleinere, aber ebenso entscheidende Fristen zu verpassen. Nehmen Sie nie an, dass eine Antwort auf eine nicht endgültige Zurückweisung schon erfolgt ist, die Einspruchsfrist nicht verpasst oder vom Prioritätsrecht bereits Gebrauch gemacht wurde. So lange die entsprechenden Daten und Anträge nicht auch dokumentiert sind, besteht das Risiko, dass es sich dabei nur um Wunschdenken handelt – keine gute Strategie um Ihre wertvollen IP-Rechte zu verwalten.

3. Dokumentieren Sie immer das was, wer, wann und warum

Fast jede IP-Software verfügt über ein Notizfeld, in das frei weitere Bemerkungen und wichtige Informationen eingetragen werden können. Nutzen Sie dieses Feld! So sind dem gesamten Team immer alle relevanten Informationen bekannt. Vorgänge können im Nachhinein leichter nachvollzogen werden; Zusammenhänge zu anderen bestehenden Einträgen aufgezeigt werden.   

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Der Umgang mit IP-Dokumenten ist ein sehr komplexer Prozess mit strengen formalen Regelungen. Bei fehlerhafter Handhabung, könnten die Folgen bis zu einer endgültigen Schutzverweigerung führen.

4. Lassen Sie keine Frist ohne ausdrückliche Anweisung verstreichen

Sie erinnern sich daran, dass in Kürze eine wichtige Frist für ein Patent oder eine Marke ausläuft? Gleichzeitig hieß es möglicherweise seitens des Kunden schon früher, dass dies nicht mehr relevant sei? Oder nach Ihrer eigenen Einschätzung passt das Verfahren nicht mehr zu der IP-Strategie Ihres Unternehmens? Am einfachsten wäre es dann gewiss, die Frist einfach verstreichen zu lassen sowie den Datensatz in Ihrem Docketing-System zu schließen und auf inaktiv zu setzen. So deutlich die Faktenlage für Sie scheinen mag, machen Sie dies jedoch nie ohne ausdrückliche schriftliche Anweisung des Verantwortlichen!

5. Setzen Sie sich immer eine Frist für alle aktiven Akten

Eine erfolgreiche – manchmal sogar lebensrettende – Strategie ist, sich alle aktiven Akten Ihrer Kunden oder Ihres eigenen IP-Portfolios auf Wiedervorlage zu legen. Auch wenn keine offizielle Frist der entsprechenden Behörde vorhanden ist, verhindert ein selbst gesetzter Stichtag, dass offene Einträge in Vergessenheit geraten. Unsere Empfehlung ist, sich Einträge, die länger als sechs Monate nicht mehr aktualisiert wurden, erneut anzuschauen und zu überprüfen. Die Erinnerung hierfür nimmt Ihnen im Idealfall die entsprechende Software ab.

Fragen Sie Ihr persönliches Docketing-Angebot an

6. Entnehmen Sie die Daten offiziellen Dokumenten, keinen internen Emails  

Menschen irren sich, machen Tippfehler. Wenn Sie irgendeine Information in Ihr offizielles System eingeben, beziehen Sie diese deswegen immer direkt aus offiziellen Dokumenten und Schreiben und nicht aus einer informellen Email oder dem Hörensagen. Kleine Fehler wie ein Datumsdreher schleichen sich sonst leicht ein und führen – bleiben sie unentdeckt – später schnell zu ernsthaften Konsequenzen. Falls Sie selbst die entsprechenden offiziellen Akten nicht besitzen, fragen Sie diese bei der entsprechenden Behörde oder Kanzlei an.

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IP-Docketing sollte sich immer auf offizielle Dokumente und Akten beziehen – nicht auf Emails oder Hörensagen. Zu leicht kommt es sonst zu Fehlerketten, die nachträglich nicht korrigiert werden können und Einbußen nach sich ziehen.

7. Kontrollieren Sie Ihre Daten nach der Eingabe erneut

Nicht nur anderen passieren Fehler, auch uns selbst. Überprüfen Sie deswegen all Ihre eigenen Einträge genauso auf etwaige Tippfehler, bevor Sie diese final abspeichern und schließen. Nehmen Sie sich die Zeit: Schauen Sie sich besonders alle Zahlen und Daten noch mal an: Sind diese richtig erfasst? Sind etwaige Checkboxen, die entscheidende Prozesse auslösen, dementsprechend angekreuzt? Fehler im Nachhinein zu beheben – soweit es dann noch möglich ist – kostet in der Regel weitaus mehr Zeit als das Korrekturlesen.

8. Schreiben Sie genau und prägnant     

Zeit ist Geld. Dieses Sprichwort trifft wohl auf Anwälte, die sich Überblick über einen Fall verschaffen müssen, ganz besonders zu. Deswegen gilt: Alle relevanten Informationen und Zusammenhänge müssen auf einen Blick sichtbar sein, gleichzeitig aber so knapp und kurz wie möglich. Verzichten Sie auf langatmige Erklärungen, lassen Sie aber gleichzeitig keine Fragen offen und seien Sie so präzise wie möglich.

9. Helfen Sie Ihren Lesern, die benötigten Informationen schnell zu finden

Denken Sie immer daran, dass auch andere Personen die Daten, die Sie eingeben, schnell finden und verstehen müssen. Verwenden Sie deshalb stets nur offizielle Begriffe, Abkürzungen nur dann, wenn Sie absolut eindeutig sind. Achten Sie bereits bei der Benennung auf ein einheitliches und schlüssiges System. Grundvoraussetzung ist, dass sämtliche Einträge jederzeit für alle, die Sie benötigen, auch abrufbar sind. Die mühsame Digitalisierung aller Akten steht deswegen oft am Anfang aller professionellen Docketing-Aktivitäten.

10. Nehmen Sie nichts als gegeben

Wir wiederholen uns? Mag sein, aber diesen Punkt kann man nicht oft genug betonen: Sie brauchen für jede kleine Information, die Sie in Ihr System eingeben eine offizielle Bestätigung!  Sie müssen Ihre eigenen Eingaben genauso überprüfen wie die Ihres Teams oder alte Einträge und mit offiziellen Dokumenten abgleichen. Docketing ist ein Aufgabenbereich mit hohen Einsätzen. Wer es nicht ernst genug nimmt, nimmt geschäftsschädigende Konsequenzen in Kauf.   

Sie fragen sich, wie Sie diese Regeln mit dem oft großen Arbeitsvolumen konsequent umsetzen können? Viele Firmen entscheiden sich Ihr IP-Docketing auszulagern, da es immer schwieriger und teurer wird das entsprechend geschulte Personal selbst zu finden oder gar dafür einen Headcount genehmigt zu bekommen. Docketing kostet erstmal Geld – ohne direkt Gewinne zu erzielen, ist aber gleichzeitig extrem wichtig. Das Docketing an Dennemeyer zu outsourcen und hier die Unterstützung in der Administration in Anspruch zu nehmen, kann dabei die Ideallösung sein:

Wir haben die nötige Expertise und Erfahrung, gleichzeitig bezahlen Sie uns nur für die Arbeit, die wirklich anfällt und müssen sich keine Gedanken über die Auslastung Ihres Teams in Stoßzeiten machen. Unser Docketing-Service unterstützt Sie auf allen Ebenen der formalen Sachbearbeitung, beispielsweise eine komplett ausgelagerte Bearbeitung Ihres täglichen Posteingangs.

Sie möchten gerne papierlos arbeiten? Wir übernehmen die gesamte Digitalisierung Ihrer Akten und Ihren physischen wie digitalen Posteingang. Ihr eigener administrativer Aufwand reduziert sich auf ein Minimum. Sie haben den Vorteil, jederzeit auf Ihre Akten zuzugreifen, unabhängig von dem Ort an dem Sie oder Ihre Kollegen sich befinden.