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Top 10 features of DIAMS iQ, Dennemeyer's IP software solution

Ovidiu Dulacioiu / May 28, 2020
Top 10 features of DIAMS iQ, Dennemeyer's IP software solution

DIAMS iQ, Dennemeyer's IPMS, was developed to support all your Intellectual Property management needs. Read on to discover a quick introduction into the world of DIAMS iQ and a highlight of our top 10 features. These are not, however, listed in order of importance, nor are they intended to form an exhaustive record of iQ's characteristics. 

1. The user-specific section

DIAMS iQ was developed with user-friendliness in mind, and it features a segment focused on providing quick access to your most recent work. Patents, trademarks, designs and more are displayed, in a user-defined order, as a detailed list that supports filters and configurable layouts. From the same section, users can retrieve emails through IMAP and save documents received from our adjacent web feature, DIAMS collaborate. 

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2. The asset modules

Patents, trademarks, designs and other non-prosecution matters are similarly designed and managed in DIAMS iQ. Their blueprint works with the concept of linking each record to a profile, thus enabling the system to keep all associated IP in the form of an asset family. Patent annuity and trademark renewal due dates are automatically calculated, and the responsible parties are notified. A comprehensive document management system (DMS) is available within each module, allowing the attachment of relevant data in any format type regardless of file size.

3. The stand-alone modules

Although companies, contacts and cost items can be linked to the main assets, they can also exist in DIAMS iQ as stand-alone records, without requiring a profile. These elements are particularly useful for managing contact information of entities stored in the system and to show the relationship between different organizations or agents and certain assets. Moreover, a hierarchy feature is included, enabling the user to link companies to child or parent organizations.

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DIAMS iQ is capable of saving multiple lists of filters as templates, which can be used to rerun the same queries at a later time. The tool can even search for fragments of text within scanned PDF files.

4. The search function

DIAMS iQ is capable of performing searches in multiple ways, from a quick method involving predefined criteria, to an easy-to-use configurable search. The tool allows our system to save complex lists of filters as templates, which can be accessed to rerun the same queries as often as needed, even by other users. Optical character recognition (OCR) is also supported, enabling iQ to even search for fragments of text within scanned PDF files.

5. The reports

The results of searches performed in DIAMS iQ can form the basis of flexible and in-depth reporting. Detailed reports can easily be configured and kept near, always one click away, or scheduled to be sent automatically to a list of recipients on specific dates, at defined times.

6. The transfer of payment instructions

DIAMS iQ spotlights the transfer of patent annuity and trademark renewal payment instructions. The need for automation is embedded in our software, and the facilitation of payments is part of it. Instructing our Annuities or Renewals departments to pay a specific fee is as simple as clicking a button.

7. The mail merge designer

Our software can use information such as application, grant or registration date, upcoming due dates with reminders, name of attorney or inventor, email address, phone number, signature and more, to query the database and automatically populate Outlook or MS Word templates. These can then be accessed instantly or scheduled to be generated at a later time.

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Our software can automatically populate Outlook or MS Word templates with a wide variety of information that can be accessed instantly or scheduled to be generated at a later time.

8. The country viewer

This feature provides up-to-date information on trademark, patent and design conventions applicable in jurisdictions around the world. Furthermore, it supports a section for country-specific remarks and notes.

9. The country law updates

Dennemeyer has a dedicated department managing the information held in our database regarding country laws. Approximately four times per year, our colleagues are releasing a new document highlighting the most recent country law changes. As these adjustments can affect different due date calculations, the country law updates part of iQ can be used in conjunction with batch updating. The batch update is a quick and simple way of recalculating due dates for a defined list of assets.

10. The audit log

DIAMS iQ features an integrated Audit Log tool that is capable of providing details such as username, date and time, type of action, asset record ID, the object that was changed and more.

Our goal with the top 10 features of DIAMS iQ was to provide more insight into how you could use our software to manage your IP portfolio efficiently. We are looking forward to hearing from you if you would like to know more or if you have any specific questions for us. And, of course, our dedicated team of software consultants is ready to organize a live demonstration for you.

DIAMS iQ, l'outil pour gérer la PI de Dennemeyer, a été développé pour répondre à tous vos besoins en matière de gestion de la propriété intellectuelle. Lisez cet article pour découvrir une introduction rapide au monde de DIAMS iQ et un aperçu de nos 10 principales fonctionnalités. Celles-ci ne sont toutefois pas classées par ordre d'importance, et ne sont pas destinées à constituer un registre exhaustif des caractéristiques de DIAMS iQ.

1. La section spécifique à l'utilisateur

DIAMS iQ a été développé dans un souci de convivialité, et il comporte un segment axé sur l'accès rapide à vos travaux les plus récents. Les brevets, marques, dessins et modèles et autres sont affichés, dans un ordre défini par l'utilisateur, sous la forme d'une liste détaillée qui prend en charge des filtres et des mises en page configurables. A partir de la même section, les utilisateurs peuvent récupérer des courriers électroniques via IMAP et enregistrer des documents reçus de notre fonction web adjacente, DIAMS collaborate.

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2. Les modules d'actifs

Les brevets, marques, dessins et modèles et autres dossiers dédiés à d’autres processus sont conçus et gérés de manière similaire dans DIAMS iQ. La philosophie de fonctionnement de DIAMS iQ est de lier chaque enregistrement à un profil, permettant ainsi au système de conserver toute la propriété intellectuelle associée sous la forme d'une famille d'actifs. Les dates d'échéance des annuités de brevets et des renouvellements de marques sont automatiquement calculées et les parties responsables sont notifiées. Un système complet de gestion des documents (DMS) est disponible dans chaque module, permettant de joindre les données pertinentes dans n'importe quel type de format, quelle que soit la taille du fichier.

3. Les modules autonomes

Bien que les entreprises, les contacts et les éléments financiers puissent être liés aux principaux actifs, ils peuvent également exister dans DIAMS iQ en tant que dossiers autonomes, sans qu'un profil soit nécessaire. Ces éléments sont particulièrement utiles pour gérer les informations de contact des entités stockées dans le système et pour montrer la relation entre les différents organismes ou agents et certains actifs. En outre, une fonction de hiérarchie est incluse, permettant à l'utilisateur de relier les entreprises aux organisations enfants ou mères.

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DIAMS iQ est capable d'enregistrer plusieurs listes de filtres sous forme de modèles, qui peuvent être utilisés pour relancer les mêmes requêtes à un moment ultérieur. L'outil peut même rechercher des fragments de texte dans des fichiers PDF scannés.

4. La fonction de recherche

DIAMS iQ est capable d'effectuer des recherches de plusieurs manières, allant d'une méthode rapide impliquant des critères prédéfinis, à une recherche configurable facile à utiliser. L'outil permet à notre système d'enregistrer des listes complexes de filtres sous forme de modèles, auxquels on peut accéder pour relancer les mêmes requêtes aussi souvent que nécessaire, même par d'autres utilisateurs. La reconnaissance optique de caractères (OCR) est également prise en charge, ce qui permet à iQ de rechercher des fragments de texte dans des fichiers PDF scannés.

5. Les rapports

Les résultats des recherches effectuées dans DIAMS iQ peuvent constituer la base de rapports souples et approfondis. Les rapports détaillés peuvent être facilement configurés et conservés à proximité, toujours à un clic de souris, ou programmés pour être envoyés automatiquement à une liste de destinataires à des dates spécifiques, à des heures définies.

6. Le transfert des instructions de paiement

DIAMS iQ met l'accent sur le transfert des instructions de paiement des annuités de brevet et de renouvellement des marques. Le besoin d'automatisation est intégré dans notre logiciel, et la facilitation des paiements en fait partie. Donner des instructions à nos services des annuités ou des renouvellements pour le paiement d'une taxe spécifique est aussi simple que de cliquer sur un bouton.

7. Le concepteur de la fusion et publipostage

Notre logiciel peut utiliser des informations telles que la date de demande, d'octroi ou d'enregistrement, les dates d'échéance à venir avec rappels, le nom de l'avocat ou de l'inventeur, l'adresse électronique, le numéro de téléphone, la signature et autres, pour interroger la base de données et remplir automatiquement les modèles Outlook ou MS Word. Ces informations peuvent ensuite être consultées instantanément ou être générées ultérieurement.

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Notre logiciel peut automatiquement remplir des modèles Outlook ou MS Word avec une grande variété d'informations qui peuvent être accédées instantanément ou programmées pour être générées ultérieurement.

8. Le “country viewer”

Cette rubrique fournit des informations actualisées sur les conventions relatives aux marques, aux brevets et aux dessins et modèles applicables dans les juridictions du monde entier. En outre, il comporte une section réservée aux remarques et notes spécifiques à chaque pays.

9. Mise à jour des règles nationales

Dennemeyer dispose d'un service dédié qui gère les informations contenues dans notre base de données concernant les lois des pays. Environ quatre fois par an, nos collègues publient un nouveau document mettant en évidence les modifications les plus récentes de la législation nationale. Comme ces modifications peuvent avoir une incidence sur les différents calculs de l'échéance, la partie de IQ consacrée aux mises à jour des lois nationales peut être utilisée conjointement avec la mise à jour par lot. La mise à jour en masse est un moyen rapide et simple de recalculer les dates d'échéance pour une liste définie de biens.

10. Le journal des logs

DIAMS iQ dispose d'un outil intégré du visuel du journal des logs qui est capable de fournir des détails tels que le nom d'utilisateur, la date et l'heure, le type d'action, l'ID du fichier de l'actif, l'objet qui a été modifié et plus encore.

Notre objectif, avec les dix principales caractéristiques de DIAMS iQ, était de vous donner un meilleur aperçu de la manière dont vous pouvez utiliser notre logiciel pour gérer efficacement votre portefeuille de propriété intellectuelle. Nous sommes bien sûr impatients de vous entendre si vous souhaitez en savoir plus ou si vous avez des questions spécifiques à nous poser. Et, bien sûr, notre équipe de « software specialists » est prête à organiser une démonstration en direct pour vous.